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Erstellung von Kostenstellen

Mit der Kostenstellenrechnung werden die Kosten am Ort der Kostenentstehung im Plan und Ist dargestellt. Die Kostenstellenrechnung folgt also dem Prinzip der Örtlichkeit und gibt Antwort auf die Frage: Wo sind welche Kosten in welcher Höhe in einer Periode angefallen?

Die Kostenstellenrechnung ist ausgelegt auf die Funktionen Kostenkontrolle (Plan/Ist Vergleich der angefallenen Istkosten mit den über Leistungen verrechneten Kosten), Erarbeitung, Umsetzung und Überwachung von Kosteneinsparungen;

Bildung örtlicher Kostensätze für die Leistungsverrechnung

Die Kostenstellenrechnung bildet die jeweils gültige Aufbauorganisation ab; beides ist untrennbar miteinander verbunden und bildet gemeinsam die Grundlage für die eigenverantwortliche Selbststeuerung der Organisation.

Die Buchungen in  der Kostenstellenrechnung setzt sich aus den Primär- und Sekundärkosten zusammen. Die Primärkosten entsprechen dem Aufwandskonten in der Finanzbuchhaltung, während die Sekundärkosten die Verrechnung der Kostenstellen untereinander abbilden.

Gliederung der Kostenstellen

Kostenstellen werden nach verschiedenen Kriterien gegliedert.

1. Verantwortungsbereich
   Einer Kostenstelle ist immer ein Verantwortlicher und ein Stellvertreter zugeordnet. Die Verantwortung bezieht sich auf die Einhaltung von Budgets, die Budgetplanung, der Leistungskapazität und deren Bereitstellung und den Verbrauch von Material.




2. Kostenrechnerische Funktion
   Unter kostenrechnerischer Funktion versteht man die Einteilung in Haupt- und Hilfskostenstellen. Hilfskostenstellen werden in der Kostenstellenrechnung für die Verrechnung der innerbetrieblicher Leistungen gebildet. Auf Hilfskostenstellen werden keine Kostenträger gefertigt, sondern sie schaffen lediglich die für den Produktionsprozess notwendigen Strukturen. In der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die Gemeinkosten der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen verrechnet. In Hauptkostenstellen werden Produkte gefertigt. Hauptkostenstellen geben keine Leistungen an andere Kostenstellen ab. Sie verrechnen sich auf Kostenträger.

Produktionsfaktor

Produzierende Kostestellen werden nach dem Überwiegendprinzip in die Kategorien Mensch oder Maschine eingeteilt. Dieses ist zur Ermittlung eines verursachungsgerechten Fertigungs- oder Maschinenstundensatzes erforderlich.

Betriebliche Funktion der Kostenstelle

Die Unterscheidung nach betrieblicher Funktion bedeutet, es werden Funktionsbereiche zusammengefasst z.B. Vertrieb, Finanzwesen, Verwaltung, Geschäftsleitung, usw.

Sonderkostenstellen

Diese werden zu einem Zweck gebildet, der mit dem regelmäßigen Wertedurchlauf in keinem Zusammenhang steht.

Beispiel: Die Fracht- und Verpackungskostenstelle dient einzig der Kontrolle der Höhe der Fracht- und Verpackungspauschalen.

An diesem Beispiel sehen Sie, wie Kostenstellen gebildet wurden. Zusätzlich wurde hier nach einem Nummernschlüssel gearbeitet, der sich an dem Geschäftsprozess orientiert. Es wurde danach unterschieden, welche Leistung fakturiert wird:

Stelle 1 + 2
Varianten = ein fertiges Produkt
Projekte = ein Gemisch von Leistungen, also Produkt, Dienstleistung, Wartung, Miete, usw
Vorfertigung = ein interner Auftrag

Stelle 3
Art der Bezugsgröße, mit der sich die Kostenstelle entlastet, z.B. Fertigungsstunde, Konstruktionsstunde, Maschinenstunde…

Stelle 4
Hier wurde zusätzlich zwischen einem normalen Auftrag und einer Gewährleistung unterschieden. Das geschieht normalerweise über das Konto, in diesem Fall war aber eine Kostenstelle gewünscht.

Festlegung Kostengliederung
Die Kostenarten werden nach der Art der Zurechenbarkeit, der Herkunft und dem Verhalten bei Beschäftigungsänderung unterschieden.

Einzelkosten
Einzelkosten sind alle Kosten, die einem Kostenträger direkt zugeordnet werden können. Einzelkosten werden über zwei unterschiedliche Buchungsvorgänge auf den Kostenträger gebracht, über eine direkte Buchung aus der Finanzbuchhaltung auf den Kostenträger oder über die Entnahme ausgelöst durch eine Stücklisten vom Lager auf den Kostenträger.

Die direkte Buchung auf einen Kostenträger ist nicht erlaubt, wenn es sich bei dem auslösenden Vorgang um den Zukauf eines Rohstoffes handelt. Rohstoffe müssen über eine Stückliste verbucht werden. Handelt es sich bei dem Zukauf um eine Dienstleistung im Rahmen der Inbetriebnahme, Serviceleistung oder Abnahmegebühren, so ist die direkte Verbuchung über die Finanzbuchhaltung erlaubt.

Gemeinkosten
Gemeinkosten sind alle übrigen Kosten, die nicht als Einzelkosten identifiziert werden können. Alle Gemeinkosten sollen direkt von der Finanzbuchhaltung auf die Kostenstellen gebucht werden. Ausgenommen werden hier die Hilfs- und Betriebsstoffe. Hilfs- und Betriebsstoffe können nur auf Lager bestellt werden.

Fixe Kosten
Fixe Kosten sind dadurch charakterisiert, dass eine Beschäftigungsveränderung die Höhe der Kosten nicht beeinflusst.

Variable Kosten
Variable Kosten sind dadurch charakterisiert, dass eine Beschäftigungsver-änderung die Höhe der Kosten beeinflusst. Aufgrund des Bilanzmoderisierungsgesetzes ist es notwendig, auch die Gemeinkosten in fixe und variable Anteile zu trennen. Diese Trennung wird ausschließlich in der Kostenrechnung je Kostenart vorgenommen.

Art der Kostenerfassung (primär/sekundär)
Alle Kosten werden in primäre und sekundäre Kosten aufgeteilt. Primäre Kosten zeichnen sich durch unternehmensexterne Quelle aus. Es handelt sich dabei um Kosten für Produktionsfaktoren, die das Unternehmen nicht selbst herstellt, sondern von Beschaffungsmärkten bezieht. Mit Sekundärkosten wird eine Kostenstelle für in Anspruch genommene innerbetriebliche Leistungen belastet. Sekundärkosten ergeben sich also aus der Leistungsverrechnung.

Wie lassen sich also Konten definieren? Hier ein Beispiel eines Kontenschemas:

Die Abgrenzungsrechnung ist der Bereich, in dem die Finanzbuchhaltung ihre Daten an die Kostenrechnung übergibt. Aber was muss da gerechnet werden? Kosten sind Kosten…

Nein, ganz so einfach ist das nicht. Das sich die Kostenrechnung nur auf bestimmte Werte und Werteflüsse bezieht, gibt es selbverständlich einen Unterschied. Hier wird auch der größte Unterschied zwischen einem Unternehmer und einem Geschäftsführer deutlich. Ein Unternehmer nimmt es genau an dieser Stelle nicht soooo genau. Ein Geschäftsführer wäre hier für ein zweifelhaftes Vorgehen zu belangen.

Die Kostenrechnung betrachtet nur folgende Kostenarten:

• die geschäftsnotwendigen Kosten

  Hier meine ich wirklich NOTWENDIG! Da gehört nicht die Leasingrate für das Auto der Ehegattin rein, es gehört nicht das privat veranstaltete Abendessen mit Freunden hinein und das Gespräch mit einem Geschäftspartner im Urlaub ist kein Grund, das Hotel über das Geschäft abzuwickeln.

• kalkulatorische Kosten

  Sie haben private Räume, in denen Sie ihr voll oder anteilig Geschäft betreiben. Dann haben Sie 2 Möglichkeiten: Sie mieten über das Geschäft ihre eigenen privaten Räume an; damit hätten Sie die Kosten auch in der Finanzbuchhaltung, allerdings auch etwas mehr zu versteuern. Oder Sie lassen es ohne Miete laufen und nehmen die Kosten als rein kalkulatorische Kosten. Das Wort “kalkulatorisch” beschreibt den Umstand, dass diese Kosten nicht wirklich existieren, aber sie später in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen. Außer der Miete gibt es noch kalkualtorische Zinsen, kalkulatorischer Unternehmerlohn usw.

• Anderskosten

  Abschreibungen sind hierfür ein gutes Beispiel. Die Finanzbuchhaltung verbucht die Abschreibung als Kosten. Der Wert der Kosten ist aber durch die steuerlichen Regelungen bestimmt, das hat aber nichts mit der wirklichen Nutzungsdauer zu tun. Kleines Beispiel: Sie kaufen sich einen Bagger für Erdarbeiten. Die steuerliche Abschreibung gibt eine Laufzeit von 5 Jahren vor, also können Sie 20 % des Anschaffungswertes jedes Jahr abschreiben. Wenn Sie den Bagger zu jedem Herbst aber sorgfältig warten, hält der locker 10 Jahre. In diesem Fall haben Sie den Bagger steuerlich schon nach 5 Jahren verbraucht, real (betriebswirtschaftlich) aber erst nach 10 Jahren. Also sind die Abschreibungen in der Kostenrechnung nur mit 10 % pro Jahr anzusetzen.

Um das nocheinmal grafisch zu verdeutlichen:

Praktisch umgesetzt bedeutet das, es wird eine Auflistung aller Aufwandskonten erstellt und die Eigenschaften werden festgelegt. Dann wird anhand der Kostenart entschieden, ob die Kosten in die Kostenrechnung übernommen werden und in welcher Höhe. Hier sehen Sie einen Auszug einer Excel-Tabelle aus einem Kundenprojekt:

Die Exceltabelle zeigt im Kopf die verschiedenen Kriterien, nach denen die Übernahme entschieden wird.

Und nun nochmals die Frage: Sind Kosten einfach Kosten?

Bei der Einführung oder Neustrukturierung einer Kostenrechnung ist aus den Zwängen der Logik eine bestimmte Vorgehensweise zu berücksichtigen. Das mal eben schnelle aufsetzen oder umsetzen führt zwangsläufig zu falschen Zahlen, das wiederum zu Risiken und zuletzt zu einem Vertrauensverlust gegenüber den eigenen Möglichkeiten, den Geschäftsprozess  und damit das eigene Unternehmen gezielt steuern zu können. Auch die Methode “Ich verlasse mich rein auf die Zahlen der Finanzbuchhaltung und den Rest steuer ich per Bauch” hat so seine Tücken. Wer schon einmalversucht hat, die Anzahl der Erbsen in einem Glas zu schätzen, kann das bestätigen. Spätestens bei der Einführung eines neuen Produktes sollte man wissen, wo Schluss sein muss, um nicht den Gesamtbetrieb zu gefährden.

Ich werde den Ablauf an unserer altbekannten Grafik darstellen.  Die roten Kreise zeigen die einzelnen Bereiche, die nacheinander eingeführt werden müssen. Ich stelle dazu die jeweiligen Ergebnisse dar.

1. Abgrenzungsrechnung

   In der Abgrenzungsrechnung werden die für die Kostenrechnung wichtigen Teile “gefiltert”. Es werden nur die benötigten Aufwände übernommen, oder die Aufwände werden in anderer Höhe übernommen oder es werden Kosten “produziert”, die gar nicht in der Finanzbuchhaltung vorkommen, weil sie rein kalkulatorischen Charakter haben.
   Weiter mit den Aufwänden
   Weiter mit den Erträge

2. Kostenstellenrechnung

   In der Kostenrechnung werden die Kostenstellen nach den Funktionen und Verantwortungsbereichen erstellt und gegliedert. Ergebnis der Kostenrechnung ist ein effektives Kostencontrolling.
   Weiter mit der Kostenstellenrechnung

3. Kalkulationssätze

   Aus der Kostenstellenrechnung lassen sich die Kalkulationsaufschläge ermitteln.
   Weiter mit den Kostenstellengrundlagen
   Weiter mit der Kalkulation

4. Kostenträgerrechnung

   Hier werden Kosterträger für die Produkte erstellt. Hierauf werden die Kosten produktbezogen über die Zeit gesammelt. Das Ergebnis ist eine solide Basis für die Ermittlung der Herstellkosten, in Verbindung mit den Kalkulationssätzen entsteht hier die Produktkalkulation.
   Weiter mit der Kostenträgerrechnung

5. Ergebnisrechnung

   Die Ergebnisrechnung ist die Verteilung der Kosten der Kostenträger auf Kunden, Märkte, Sparten und Regionen. Dem gegenüber stehen die Erlöse. Hier sehen Sie, was sie wirklich mit welchem Kunden oder Markt verdienen.

   
   

Nachfolgende Grafik gibt Ihnen einen Überblick über das System der Kostenrechnung. Anhand dieser Grafik lassen sich viele Zusammenhänge und Wirkungen erklären.

Vielleicht noch ein paar einleitende Worte. Im Gegensatz zu vielen meiner Kollegen vertrete ich den Ansatz, dass auch bei der Kostenrechnung nicht gefuscht wird. Mit Fusch meine ich, dass auch der Kostenrechnungskreis in sich stimmig ist und keine Werte einfach verloren gehen. Wenn wie oben in die Kostenrechnung ein Wert-Volumen von 117 übergeben wird, so kann auch nur 117 auf die Kostenträger verrechnet werden bzw. es muss verrechnet werden. Es geht nichts verloren, es kann nicht wundersamerweise mehr verrechnet werden, als existiert. Das ist WICHTIG!!!

Denn damit habe ich eine Aussage über die Zuverlässigkeit der Kostenrechnung. Gibt es Diffenernzen (das ist normal), dann ist die Differenz der Wert der Fehlbuchungen/nicht erfasste Buchungen im Gesamt-Unternehmen. An dieser Stelle ist es möglich, die Fehlerquote zu ermitteln. Das wird jeden Wirtschaftsprüfer erfreuen.

Es beginnt immer mit der Finanzbuchhaltung. Sie ist die Ansammlung aller Aufwände und Erlöse nach der Art. Die Art sind zum Beispiel die Löhne, Mieten, Büromaterial oder Fahrzeugkosten. Das ist der Informationsstand, den die Unternehmer haben, die “nur” eine Buchhaltung haben. Sie wissen, ihr Unternehmen hat 3546 € Miete gezahlt, aber nicht, in welchem Bereich die Mieten angefallen sind. Etwa für die Halle der Fahrzeuge oder für die Büros oder das Lager? In kleinen Betrieben ist das meistens noch übersichtlich, oder? Um das zu erfassen, ist die Kostenstellenrechnung da.

Jedes moderne Buchhaltungsprogramm aber unterstützt heute die Erfassung von Kostenstellen zu den einzelnen Buchungen. Hat ihr Steuerberater oder externen Buchhalter Sie noch nicht auf die Kostenstellen angesprochen?

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Eine Frage, die wir öfter beantworten müssen – Was bedeutet Auxiliar? Hier die Antwort!

Der Begriff “auxiliar” ist aus dem Latein und bedeutet unterstützen, helfen.

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Das Auxiliar-Konzept

Im nachfolgendem Bild sehen Sie das Konzept der Auxiliar. Ihr Steuerberater berät Sie in allen Belangen der steuerlichen Fragen und organisiert das Verhältnis Staat-Unternehmen. Wir geben Ihnen anhand der Kostenrechnung Auskunft über ihre Wirtschaftlichkeit und die Margen, die Sie am Markt erzielen und wo ihre Einsparpotentiale sind. Wir unterstützen Sie bei ihren Entscheidungen durch Informationen und warnen Sie rechtzeitig bei Abweichungen. Wir machen deshalb zum Beispiel auch ausnahmslos mit allen unserer Kunden eine Finanzplanung, egal um welchen Umfang es geht. Ohne eine Planung gibt es auch keine Abweichung und für uns keine Möglichkeit, Sie rechtzeitig zu warnen. Logisch oder?

Um Sie bestmöglich unterstützen zu können, organisieren wir mit ihrem Steuerberater zusammen die Finanzbuchhaltung. Wir erarbeiten einen Vorschlag für den Kontenrahmen und die Kostenrechnung, unterstützen Sie bei der Umsetzung und definieren mit Ihnen zusammen ihre elementaren Werte und Kennzahlen, die ihr Überleben sichern.

Wir helfen Ihnen bei der Steuerung ihrer Unternehmens.  Vertrauen Sie uns. Sie verstehen ihr Geschäft, wir kennen unser Geschäft!