Kalkulationsschemas

Es werden normalerweise folgende Arten der Kalkulationen unterschieden:

Angebotskalkulation:

Die Angebotskalkulation dient der Ermittlung der Verkaufspreise. Sie ist bereits bei Abschluss eines Kaufvertrages und somit vor dem Produktionsprozess die Grundlage für eine verbindliche Aussage über den Verkaufspreis. Ausgehend von den Selbstkosten werden in der Angebotskalkulation Zuschläge für Gewinn, Wagniss, Skonto, Provision und Rabatt berücksichtigt um den endgültigen Angebotspreis zu erhalten. Außerdem werden ggf. Sondereinzelkosten für den Vertrieb (besondere Transport– und Verpackungskosten) einkalkuliert. Die Angebotskalkulation ist eine reine Informationsgrundlage für den Vertrieb. Aufgrund der Vertriebsgemeinkostenzuschläge existiert je Produktbereich ein separates Angebotskalkulationsschema.

Standardvorkalkulation:

Die Standardvorkalkulation dient der Konstruktion während der Entwicklung eines Produktes zur Ermittlung der voraussichtlichen Herstellkosten im Produktionsablauf. Die Standardvorkalkulation basiert auf klar definierten Standardstücklisten und – arbeitsplänen.

Auftragskalkulation:

Die Auftragskalkulation dient der Ermittlung der Herstellkosten eines konkreten Kundenauftrages. Die Auftragskalkulation basiert auf individuell erstellten Arbeitsplänen und –stücklisten. Die Auftragskalkulation ist eine Informationsgrundlage für die Konstruktion.

Nachkalkulation:

Die Nachkalkulation dient der Ermittlung der Herstellkosten eines abgeschlossenen Kundenauftrages. Die Nachkalkulation basiert auf den IST-Zeiten und IST-Materialbuchungen. Die Nachkalkulation ist eine Informationsgrundlage für die Produktstrategie.

Erstellung von Kostenstellen

Mit der Kostenstellenrechnung werden die Kosten am Ort der Kostenentstehung im Plan und Ist dargestellt. Die Kostenstellenrechnung folgt also dem Prinzip der Örtlichkeit und gibt Antwort auf die Frage: Wo sind welche Kosten in welcher Höhe in einer Periode angefallen?

Die Kostenstellenrechnung ist ausgelegt auf die Funktionen Kostenkontrolle (Plan/Ist Vergleich der angefallenen Istkosten mit den über Leistungen verrechneten Kosten), Erarbeitung, Umsetzung und Überwachung von Kosteneinsparungen;

Bildung örtlicher Kostensätze für die Leistungsverrechnung

Die Kostenstellenrechnung bildet die jeweils gültige Aufbauorganisation ab; beides ist untrennbar miteinander verbunden und bildet gemeinsam die Grundlage für die eigenverantwortliche Selbststeuerung der Organisation.

Die Buchungen in  der Kostenstellenrechnung setzt sich aus den Primär- und Sekundärkosten zusammen. Die Primärkosten entsprechen dem Aufwandskonten in der Finanzbuchhaltung, während die Sekundärkosten die Verrechnung der Kostenstellen untereinander abbilden.

Gliederung der Kostenstellen

Kostenstellen werden nach verschiedenen Kriterien gegliedert.

1. Verantwortungsbereich
   Einer Kostenstelle ist immer ein Verantwortlicher und ein Stellvertreter zugeordnet. Die Verantwortung bezieht sich auf die Einhaltung von Budgets, die Budgetplanung, der Leistungskapazität und deren Bereitstellung und den Verbrauch von Material.




2. Kostenrechnerische Funktion
   Unter kostenrechnerischer Funktion versteht man die Einteilung in Haupt- und Hilfskostenstellen. Hilfskostenstellen werden in der Kostenstellenrechnung für die Verrechnung der innerbetrieblicher Leistungen gebildet. Auf Hilfskostenstellen werden keine Kostenträger gefertigt, sondern sie schaffen lediglich die für den Produktionsprozess notwendigen Strukturen. In der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die Gemeinkosten der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen verrechnet. In Hauptkostenstellen werden Produkte gefertigt. Hauptkostenstellen geben keine Leistungen an andere Kostenstellen ab. Sie verrechnen sich auf Kostenträger.

Produktionsfaktor

Produzierende Kostestellen werden nach dem Überwiegendprinzip in die Kategorien Mensch oder Maschine eingeteilt. Dieses ist zur Ermittlung eines verursachungsgerechten Fertigungs- oder Maschinenstundensatzes erforderlich.

Betriebliche Funktion der Kostenstelle

Die Unterscheidung nach betrieblicher Funktion bedeutet, es werden Funktionsbereiche zusammengefasst z.B. Vertrieb, Finanzwesen, Verwaltung, Geschäftsleitung, usw.

Sonderkostenstellen

Diese werden zu einem Zweck gebildet, der mit dem regelmäßigen Wertedurchlauf in keinem Zusammenhang steht.

Beispiel: Die Fracht- und Verpackungskostenstelle dient einzig der Kontrolle der Höhe der Fracht- und Verpackungspauschalen.

An diesem Beispiel sehen Sie, wie Kostenstellen gebildet wurden. Zusätzlich wurde hier nach einem Nummernschlüssel gearbeitet, der sich an dem Geschäftsprozess orientiert. Es wurde danach unterschieden, welche Leistung fakturiert wird:

Stelle 1 + 2
Varianten = ein fertiges Produkt
Projekte = ein Gemisch von Leistungen, also Produkt, Dienstleistung, Wartung, Miete, usw
Vorfertigung = ein interner Auftrag

Stelle 3
Art der Bezugsgröße, mit der sich die Kostenstelle entlastet, z.B. Fertigungsstunde, Konstruktionsstunde, Maschinenstunde…

Stelle 4
Hier wurde zusätzlich zwischen einem normalen Auftrag und einer Gewährleistung unterschieden. Das geschieht normalerweise über das Konto, in diesem Fall war aber eine Kostenstelle gewünscht.

In diesem einführenden Teil zur Kostenstellenrechnung geht es hauptsächlich um die sinnvolle (praktische) Bildung von Kostenstellen. Um die Antwort auf die Frage “Wie bilde ich eine Kostenstelle richtig?” vorweg zu nehmen: Es gibt kein richtig oder falsch, sondern nur ein überwiegend richtig oder überwiegend falsch. In der Praxis hängt der Zuschnitt der Kostenstellen von vielen Dingen ab. Typische Kriterien zur Bildung sind z.B. nach den Verantwortungsbereichen (Abteilung…), nach den Funktionen (Dreherei, Fräserei, Versand….), nach den Kosten (Ingenieure, Techniker, Facharbeiter, CNC-Maschinen…) oder nach den Teams (Projektteams, Inselfertigung…). Aber auch der Datenschutz spielt hier eine Rolle. Jeder Betriebsrat wird sich dagegen wehren, wenn nur eine einzelne Person auf einer Kostenstelle angesiedelt ist und damit natürlich auch deren Verdienst, deren Versicherungen usw. offengelegt wird. In diesen Fällen werden dann wieder kleine Kostenstellen zu einer größeren zusammengefasst. Aber auch die Führungskräfte eines Unternehmens können “gepoolt” werden, da dort oft vertraglich außertarifliche Leistungen vereinbart werden, die in einer operativen Kostenstelle nur allzueinfach abzulesen wären.

Entscheidend sind die Ziele, die ein Unternehmen damit erreichen will. Letztendlich geht es darum, die Kosten verursachungsgerecht auf die Kostenträger zu bringen, über die Kostenstellen eine Kostenkontrolle auszuüben und die Kostenstellenrechnung als Hilfsmittel zur Ermittlung der Kalkulationsgrundlagen zu nutzen. Allein diese Ziele sollten im Vordergrund stehen. Das klingt jetzt vielleicht etwas einfach, in der Praxis ist da aber nicht so. Hier geht es auch um Zuständigkeiten, es werden mit der Kostenstelle Kompetenzen und Machtbereiche klargestellt. Und da kann es schon zu Uneinigkeiten zwischen Menschen kommen. Das ist nicht zu unterschätzen!

Festlegung Kostengliederung
Die Kostenarten werden nach der Art der Zurechenbarkeit, der Herkunft und dem Verhalten bei Beschäftigungsänderung unterschieden.

Einzelkosten
Einzelkosten sind alle Kosten, die einem Kostenträger direkt zugeordnet werden können. Einzelkosten werden über zwei unterschiedliche Buchungsvorgänge auf den Kostenträger gebracht, über eine direkte Buchung aus der Finanzbuchhaltung auf den Kostenträger oder über die Entnahme ausgelöst durch eine Stücklisten vom Lager auf den Kostenträger.

Die direkte Buchung auf einen Kostenträger ist nicht erlaubt, wenn es sich bei dem auslösenden Vorgang um den Zukauf eines Rohstoffes handelt. Rohstoffe müssen über eine Stückliste verbucht werden. Handelt es sich bei dem Zukauf um eine Dienstleistung im Rahmen der Inbetriebnahme, Serviceleistung oder Abnahmegebühren, so ist die direkte Verbuchung über die Finanzbuchhaltung erlaubt.

Gemeinkosten
Gemeinkosten sind alle übrigen Kosten, die nicht als Einzelkosten identifiziert werden können. Alle Gemeinkosten sollen direkt von der Finanzbuchhaltung auf die Kostenstellen gebucht werden. Ausgenommen werden hier die Hilfs- und Betriebsstoffe. Hilfs- und Betriebsstoffe können nur auf Lager bestellt werden.

Fixe Kosten
Fixe Kosten sind dadurch charakterisiert, dass eine Beschäftigungsveränderung die Höhe der Kosten nicht beeinflusst.

Variable Kosten
Variable Kosten sind dadurch charakterisiert, dass eine Beschäftigungsver-änderung die Höhe der Kosten beeinflusst. Aufgrund des Bilanzmoderisierungsgesetzes ist es notwendig, auch die Gemeinkosten in fixe und variable Anteile zu trennen. Diese Trennung wird ausschließlich in der Kostenrechnung je Kostenart vorgenommen.

Art der Kostenerfassung (primär/sekundär)
Alle Kosten werden in primäre und sekundäre Kosten aufgeteilt. Primäre Kosten zeichnen sich durch unternehmensexterne Quelle aus. Es handelt sich dabei um Kosten für Produktionsfaktoren, die das Unternehmen nicht selbst herstellt, sondern von Beschaffungsmärkten bezieht. Mit Sekundärkosten wird eine Kostenstelle für in Anspruch genommene innerbetriebliche Leistungen belastet. Sekundärkosten ergeben sich also aus der Leistungsverrechnung.

Wie lassen sich also Konten definieren? Hier ein Beispiel eines Kontenschemas:

Die Abgrenzungsrechnung ist der Bereich, in dem die Finanzbuchhaltung ihre Daten an die Kostenrechnung übergibt. Aber was muss da gerechnet werden? Kosten sind Kosten…

Nein, ganz so einfach ist das nicht. Das sich die Kostenrechnung nur auf bestimmte Werte und Werteflüsse bezieht, gibt es selbverständlich einen Unterschied. Hier wird auch der größte Unterschied zwischen einem Unternehmer und einem Geschäftsführer deutlich. Ein Unternehmer nimmt es genau an dieser Stelle nicht soooo genau. Ein Geschäftsführer wäre hier für ein zweifelhaftes Vorgehen zu belangen.

Die Kostenrechnung betrachtet nur folgende Kostenarten:

• die geschäftsnotwendigen Kosten

  Hier meine ich wirklich NOTWENDIG! Da gehört nicht die Leasingrate für das Auto der Ehegattin rein, es gehört nicht das privat veranstaltete Abendessen mit Freunden hinein und das Gespräch mit einem Geschäftspartner im Urlaub ist kein Grund, das Hotel über das Geschäft abzuwickeln.

• kalkulatorische Kosten

  Sie haben private Räume, in denen Sie ihr voll oder anteilig Geschäft betreiben. Dann haben Sie 2 Möglichkeiten: Sie mieten über das Geschäft ihre eigenen privaten Räume an; damit hätten Sie die Kosten auch in der Finanzbuchhaltung, allerdings auch etwas mehr zu versteuern. Oder Sie lassen es ohne Miete laufen und nehmen die Kosten als rein kalkulatorische Kosten. Das Wort “kalkulatorisch” beschreibt den Umstand, dass diese Kosten nicht wirklich existieren, aber sie später in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen. Außer der Miete gibt es noch kalkualtorische Zinsen, kalkulatorischer Unternehmerlohn usw.

• Anderskosten

  Abschreibungen sind hierfür ein gutes Beispiel. Die Finanzbuchhaltung verbucht die Abschreibung als Kosten. Der Wert der Kosten ist aber durch die steuerlichen Regelungen bestimmt, das hat aber nichts mit der wirklichen Nutzungsdauer zu tun. Kleines Beispiel: Sie kaufen sich einen Bagger für Erdarbeiten. Die steuerliche Abschreibung gibt eine Laufzeit von 5 Jahren vor, also können Sie 20 % des Anschaffungswertes jedes Jahr abschreiben. Wenn Sie den Bagger zu jedem Herbst aber sorgfältig warten, hält der locker 10 Jahre. In diesem Fall haben Sie den Bagger steuerlich schon nach 5 Jahren verbraucht, real (betriebswirtschaftlich) aber erst nach 10 Jahren. Also sind die Abschreibungen in der Kostenrechnung nur mit 10 % pro Jahr anzusetzen.

Um das nocheinmal grafisch zu verdeutlichen:

Praktisch umgesetzt bedeutet das, es wird eine Auflistung aller Aufwandskonten erstellt und die Eigenschaften werden festgelegt. Dann wird anhand der Kostenart entschieden, ob die Kosten in die Kostenrechnung übernommen werden und in welcher Höhe. Hier sehen Sie einen Auszug einer Excel-Tabelle aus einem Kundenprojekt:

Die Exceltabelle zeigt im Kopf die verschiedenen Kriterien, nach denen die Übernahme entschieden wird.

Und nun nochmals die Frage: Sind Kosten einfach Kosten?

Bei der Einführung oder Neustrukturierung einer Kostenrechnung ist aus den Zwängen der Logik eine bestimmte Vorgehensweise zu berücksichtigen. Das mal eben schnelle aufsetzen oder umsetzen führt zwangsläufig zu falschen Zahlen, das wiederum zu Risiken und zuletzt zu einem Vertrauensverlust gegenüber den eigenen Möglichkeiten, den Geschäftsprozess  und damit das eigene Unternehmen gezielt steuern zu können. Auch die Methode “Ich verlasse mich rein auf die Zahlen der Finanzbuchhaltung und den Rest steuer ich per Bauch” hat so seine Tücken. Wer schon einmalversucht hat, die Anzahl der Erbsen in einem Glas zu schätzen, kann das bestätigen. Spätestens bei der Einführung eines neuen Produktes sollte man wissen, wo Schluss sein muss, um nicht den Gesamtbetrieb zu gefährden.

Ich werde den Ablauf an unserer altbekannten Grafik darstellen.  Die roten Kreise zeigen die einzelnen Bereiche, die nacheinander eingeführt werden müssen. Ich stelle dazu die jeweiligen Ergebnisse dar.

1. Abgrenzungsrechnung

   In der Abgrenzungsrechnung werden die für die Kostenrechnung wichtigen Teile “gefiltert”. Es werden nur die benötigten Aufwände übernommen, oder die Aufwände werden in anderer Höhe übernommen oder es werden Kosten “produziert”, die gar nicht in der Finanzbuchhaltung vorkommen, weil sie rein kalkulatorischen Charakter haben.
   Weiter mit den Aufwänden
   Weiter mit den Erträge

2. Kostenstellenrechnung

   In der Kostenrechnung werden die Kostenstellen nach den Funktionen und Verantwortungsbereichen erstellt und gegliedert. Ergebnis der Kostenrechnung ist ein effektives Kostencontrolling.
   Weiter mit der Kostenstellenrechnung

3. Kalkulationssätze

   Aus der Kostenstellenrechnung lassen sich die Kalkulationsaufschläge ermitteln.
   Weiter mit den Kostenstellengrundlagen
   Weiter mit der Kalkulation

4. Kostenträgerrechnung

   Hier werden Kosterträger für die Produkte erstellt. Hierauf werden die Kosten produktbezogen über die Zeit gesammelt. Das Ergebnis ist eine solide Basis für die Ermittlung der Herstellkosten, in Verbindung mit den Kalkulationssätzen entsteht hier die Produktkalkulation.
   Weiter mit der Kostenträgerrechnung

5. Ergebnisrechnung

   Die Ergebnisrechnung ist die Verteilung der Kosten der Kostenträger auf Kunden, Märkte, Sparten und Regionen. Dem gegenüber stehen die Erlöse. Hier sehen Sie, was sie wirklich mit welchem Kunden oder Markt verdienen.

   
   

Ich könnte jetzt eine nette akademische Definition des Begriffs “Controlling” hier verkünden, aber das will ja niemand wirklich wissen. Wenn Sie sich unsere Dienstleistungsbereich ansehen, werden Sie einen Unterschied zwischen Buchhaltung – Kostenrechnung – Controlling feststellen, und das aus gutem Grund.

In der Buchhaltung wird eine Kontrolle der Kosten über die Höhe und nach der Art für das gesamte Unternehmen durchgeführt.

In der Kostenrechnung wird eine Kontrolle der Kosten über die Höhe und die Art innerhalb des Unternehmens bezogen auf einen Unternehmensbereich durchgeführt.

Im Controlling löst man sich von dieser Sichtweise. Es werden die Kosten bezogen auf den Unternehmenserfolg analysiert und Vorschläge erarbeitet, um die Sicherung und Steigerung des Unternehmenserfolgs herbeizuführen. Deshalb ist Controlling kein Geschäft für verstaubte Buchhalter! Controlling braut Informationen des Unternehmens, der Produkte und des Marktes, um  daraus zukunftsweisende Aussagen treffen zu können.

Deshalb bitte ich Sie – schließen Sie nicht aus der Ähnlichkeit der Worte auf den Inhalt. Controlling ist ein komplett anderes Geschäft als reine Kostenkontrolle.

Bevor ich auf die einzelnen Bereiche der Kostenrechnung eingehe, möchte ich noch ein paar Worte zu der Aufgabe und dem Verständnis der Kostenrechnung schreiben.

Von vielen kleineren Unternehmen wird der Bereich Kostenrechnung und Controlling sehr stiefmütterlich behandelt. Das ist auch verständlich bei Unternehmen mit einem Standort und einem Produkt, sei es nun die geleistete Arbeitsstunde oder das fertig produzierte Gerät.

Immer dann, wenn die Kosten oder das Ergebniss an verschiedenen Orten (Kostenstellen), auf verschiedenen Produkten (Kostenträger) oder an verschiedenen Märkten/Kunden (Ergebnisträger) von Interesse sind, benötigt ein Unternehmen eine Kostenrechnung.

Aber auch das Ziel der Kostenrechnung entscheidet über den Umfang. Ist “nur” ein Kostencontrolling gefragt, reich oft schon die Kostenstellenrechnung. Möchte jemand den Ertrag eines Produktes verfolgen, dann wird die Kostenträgerrechnung gebraucht. Soll der Ertrag pro Kunde ermittelt werden, kommt man um die Ergebnisträger nicht herum. Auch bei der Kostenrechnung ist das Kosten/Leistungsverhältnis entscheidend.

Die erste Frage bei der Einführung der Kostenrechnung, die inhaltlich geklärt werden sollte, ist also die genaue Zielstellung. Was wird denn überhaupt gebraucht.

• Kostenträgerrechnung
• Kalkulationsschemas
• Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
• Kostenstellen – Erstellungskriterien
• Kostenstellenrechnung – Die Grundlagen
• Kostendefinitionen
• Abgrenzungsrechnung – Erträge
• Abgrenzungsrechnung – Aufwände
• Vorgehen Aufbau Kostenrechnung
• System Kostenrechnung
• Maßvolle Kostenrechnung
• Kostenrechnung – Die Grundlage der Information