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Grundsätze der Kostenträgerrechnung

Die Kostenträgerrechnung ist eine besondere Art der Kalkulation im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens. Die Kostenträgerrechnung steht am Ende der Kostenrechnung und soll die Herkunft der Kosten klären (Wofür sind die Kosten angefallen?) Die zentrale Aufgabe der Kostenträgerrechnung besteht in der Ermittlung der Herstell- und Selbstkosten der Kostenträger.

Die Kostenträgerrechnung erfolgt als:

Kostenträgerstückrechnung:

Hier erfolgt eine Erfassung der angefallenden Kosten pro Kostenträger.

Kostenträgerzeitrechnung:

Sie ermittelt die in einer Abrechnungsperiode angefallenen Kosten. Zu-sammen mit der Erlösträgerzeitrechnung bildet sie die kurzfristige Erfolgsrechnung.

Basiskostenträger

Die Basiskostenträger werden für jeden Geschäftsprozess definiert.

Für jede „Geschäftssparte“ muss ein aussagekräftiger auf den Geschäftsprozess zugeschnittener Basiskostenträger gebildet werden, in den die Kosten sauber und eindeutig verrechnet werden können.

Beispiele für  Basiskostenträger:

• Für den Geschäftsprozess „Variantenprodukte“ sind die Basiskostenträger die jeweiligen Variantenprodukte. Bei den Variantenprodukten ist zu beachten, dass technologisch ähnlich aufgebaute Produkte mit weitestgehend ähnlichem Wertumfang jeweils einen Kostenträger bilden.

• Für den Geschäftsprozess „Projekte“ sind die Basiskostenträger die Projekte/Aufträge. Der Nummernkreis der Basiskostenträger ist aus der Auftragsnummer abzuleiten.

• Für den Geschäftsprozess „Vorfertigung“ sind die Basiskostenträger die jeweiligen Fertigungsteile. Der Nummernkreis der Basiskostenträger ist aus der Teilenummer abzuleiten.

• Für den Geschäftsprozess „Serviceleistung“ sind die Basiskostenträger die Aufträge . Der Nummernkreis der Basiskostenträger ist aus der Auftragsnummer abzuleiten.

• Für den Geschäftsprozess „Ersatzteile“ sind die Basiskostenträger die Aufträge . Der Nummernkreis der Basiskostenträger ist aus der Auftragsnummer abzuleiten.

• Für den Geschäftsprozess „Entwicklung und Anlagegüter“ sind die Basiskostenträger manuell bzw. mit der Anlagennummer festzulegen.

• Für den Geschäftsprozess „Vermietung“ sind die Basiskostenträger die jeweilige zu vermietenden Anlagen. Der Nummernkreis der Basiskostenträger ist aus der Inventarnummer abzuleiten.

• Für den Geschäftsprozess „Dienstleistung“ sind die Basiskostenträger die Aufträge . Der Nummernkreis der Basiskostenträger ist aus der Auftragsnummer abzuleiten.

Verdichtungskostenträger

Verdichtungskostenträger werden lediglich zu Auswertungszwecken definiert. Ein Verdichtungskostenträger fasst mehrere Kostenträger zusammen. Für jeden Geschäftsprozesse wird jeweils ein Spartenverdichtungskostenträger definiert, der zur Auswertung der Kostenträgerstück- und Kostenträgerzeitrechnung dient.

Der Nummernkreis der jeweiligen Verdichtungskostenträger wird manuell festgelegt.

Ergebnisträger

Ergebnisträger dienen zur zusätzlichen Auswertbarkeit der Umsätze auf Regionen, Sparten, Branchen, Teilegruppen und Kunden.

Ich weiß, dass jeder erfahrene Controller oder Betriebswirt jetzt genervt ist…aber ich treffe in der Praxis leider auch bei gestandenen Kaufleuten immer wieder auf echtes Unverständnis, was Kostenrechnung oder Controlling wirklich ist. Ich finde die Entwicklung des Begriffs Controlling als etwas fehlgeleitet. Er ist zu einer Modeerscheinung geworden. Viele Unternehmer behaupten heute, sie hätten ein Controlling in ihrem Unternehmen installiert, sie würden ihr Unternehmen steuern, wie es erforderlich ist. Nur halten Sie dabei nicht Kostenrechnung und Controlling auseinander.

Controlling beinhaltet die Steuerung eines Unternehmens. Steuern bedeutet, es gibt einen Soll-Ist-Vergleich, und man kann auf Abweichungen reagieren, weil man die Auswirkungen abschätzen kann.

Vor Urzeiten habe ich den Ausbildungsberuf des Industriemechanikers gelernt. Zu der Zeit (Ende 80′er) mußten die Auszubildenen noch 3 Monate an der Werkbank stehen und ein Klotz Stahl durch Feilen in etwas verwandeln, was später auf Hunderstel-Milimeter ineinander passte. Was ich aber dabei verinnerlicht habe, ist die Tatsache, dass genaues Arbeiten nur funktioniert, wenn das Messwerkzeug absolut pfleglich behandelt wird und keine Fehler ausweist.

Auf das Rechnungswesen übertragen bedeutet das:

Die Kostenrechnung versucht, die wertmäßige Wirklichkeit eines Betriebes abzubilden. Das erinnert mich stark an ein Messwerkzeug, das ich an den Stahlklotz halte. Wo ist da der Unterschied? Aus diesem Grunde verstehe ich die Vorgehensweise mancher Unternehmer nicht, ihre unternehmerischen Entscheidungen in Form von Änderungen in die Kostenrechnung zu tragen, statt sich lieber das Zusatzmittel Berichtswesen zu erschließen. Übersetzt heißt das, wenn ich am Meßschieber die 10mm sehen will, und der Klotz ist 11mm breit, dann feile ich den Messschieber 1 mm ab.

Vielleicht ist das Thema so auch für die Techniker unter uns verständlich ausgedrückt.

Die Steuerung geschieht NICHT in der Kostenrechnung, sie ist das Messmittel, nicht das Werkzeug. Das Werkzeug ist ein gutes Management, die Budgetierung, die bewußte Produktentwicklung usw….

Die Abgrenzungsrechnung ist der Bereich, in dem die Finanzbuchhaltung ihre Daten an die Kostenrechnung übergibt. Aber was muss da gerechnet werden? Kosten sind Kosten…

Nein, ganz so einfach ist das nicht. Das sich die Kostenrechnung nur auf bestimmte Werte und Werteflüsse bezieht, gibt es selbverständlich einen Unterschied. Hier wird auch der größte Unterschied zwischen einem Unternehmer und einem Geschäftsführer deutlich. Ein Unternehmer nimmt es genau an dieser Stelle nicht soooo genau. Ein Geschäftsführer wäre hier für ein zweifelhaftes Vorgehen zu belangen.

Die Kostenrechnung betrachtet nur folgende Kostenarten:

• die geschäftsnotwendigen Kosten

  Hier meine ich wirklich NOTWENDIG! Da gehört nicht die Leasingrate für das Auto der Ehegattin rein, es gehört nicht das privat veranstaltete Abendessen mit Freunden hinein und das Gespräch mit einem Geschäftspartner im Urlaub ist kein Grund, das Hotel über das Geschäft abzuwickeln.

• kalkulatorische Kosten

  Sie haben private Räume, in denen Sie ihr voll oder anteilig Geschäft betreiben. Dann haben Sie 2 Möglichkeiten: Sie mieten über das Geschäft ihre eigenen privaten Räume an; damit hätten Sie die Kosten auch in der Finanzbuchhaltung, allerdings auch etwas mehr zu versteuern. Oder Sie lassen es ohne Miete laufen und nehmen die Kosten als rein kalkulatorische Kosten. Das Wort “kalkulatorisch” beschreibt den Umstand, dass diese Kosten nicht wirklich existieren, aber sie später in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen. Außer der Miete gibt es noch kalkualtorische Zinsen, kalkulatorischer Unternehmerlohn usw.

• Anderskosten

  Abschreibungen sind hierfür ein gutes Beispiel. Die Finanzbuchhaltung verbucht die Abschreibung als Kosten. Der Wert der Kosten ist aber durch die steuerlichen Regelungen bestimmt, das hat aber nichts mit der wirklichen Nutzungsdauer zu tun. Kleines Beispiel: Sie kaufen sich einen Bagger für Erdarbeiten. Die steuerliche Abschreibung gibt eine Laufzeit von 5 Jahren vor, also können Sie 20 % des Anschaffungswertes jedes Jahr abschreiben. Wenn Sie den Bagger zu jedem Herbst aber sorgfältig warten, hält der locker 10 Jahre. In diesem Fall haben Sie den Bagger steuerlich schon nach 5 Jahren verbraucht, real (betriebswirtschaftlich) aber erst nach 10 Jahren. Also sind die Abschreibungen in der Kostenrechnung nur mit 10 % pro Jahr anzusetzen.

Um das nocheinmal grafisch zu verdeutlichen:

Praktisch umgesetzt bedeutet das, es wird eine Auflistung aller Aufwandskonten erstellt und die Eigenschaften werden festgelegt. Dann wird anhand der Kostenart entschieden, ob die Kosten in die Kostenrechnung übernommen werden und in welcher Höhe. Hier sehen Sie einen Auszug einer Excel-Tabelle aus einem Kundenprojekt:

Die Exceltabelle zeigt im Kopf die verschiedenen Kriterien, nach denen die Übernahme entschieden wird.

Und nun nochmals die Frage: Sind Kosten einfach Kosten?

Bei der Einführung oder Neustrukturierung einer Kostenrechnung ist aus den Zwängen der Logik eine bestimmte Vorgehensweise zu berücksichtigen. Das mal eben schnelle aufsetzen oder umsetzen führt zwangsläufig zu falschen Zahlen, das wiederum zu Risiken und zuletzt zu einem Vertrauensverlust gegenüber den eigenen Möglichkeiten, den Geschäftsprozess  und damit das eigene Unternehmen gezielt steuern zu können. Auch die Methode “Ich verlasse mich rein auf die Zahlen der Finanzbuchhaltung und den Rest steuer ich per Bauch” hat so seine Tücken. Wer schon einmalversucht hat, die Anzahl der Erbsen in einem Glas zu schätzen, kann das bestätigen. Spätestens bei der Einführung eines neuen Produktes sollte man wissen, wo Schluss sein muss, um nicht den Gesamtbetrieb zu gefährden.

Ich werde den Ablauf an unserer altbekannten Grafik darstellen.  Die roten Kreise zeigen die einzelnen Bereiche, die nacheinander eingeführt werden müssen. Ich stelle dazu die jeweiligen Ergebnisse dar.

1. Abgrenzungsrechnung

   In der Abgrenzungsrechnung werden die für die Kostenrechnung wichtigen Teile “gefiltert”. Es werden nur die benötigten Aufwände übernommen, oder die Aufwände werden in anderer Höhe übernommen oder es werden Kosten “produziert”, die gar nicht in der Finanzbuchhaltung vorkommen, weil sie rein kalkulatorischen Charakter haben.
   Weiter mit den Aufwänden
   Weiter mit den Erträge

2. Kostenstellenrechnung

   In der Kostenrechnung werden die Kostenstellen nach den Funktionen und Verantwortungsbereichen erstellt und gegliedert. Ergebnis der Kostenrechnung ist ein effektives Kostencontrolling.
   Weiter mit der Kostenstellenrechnung

3. Kalkulationssätze

   Aus der Kostenstellenrechnung lassen sich die Kalkulationsaufschläge ermitteln.
   Weiter mit den Kostenstellengrundlagen
   Weiter mit der Kalkulation

4. Kostenträgerrechnung

   Hier werden Kosterträger für die Produkte erstellt. Hierauf werden die Kosten produktbezogen über die Zeit gesammelt. Das Ergebnis ist eine solide Basis für die Ermittlung der Herstellkosten, in Verbindung mit den Kalkulationssätzen entsteht hier die Produktkalkulation.
   Weiter mit der Kostenträgerrechnung

5. Ergebnisrechnung

   Die Ergebnisrechnung ist die Verteilung der Kosten der Kostenträger auf Kunden, Märkte, Sparten und Regionen. Dem gegenüber stehen die Erlöse. Hier sehen Sie, was sie wirklich mit welchem Kunden oder Markt verdienen.

   
   

Ich könnte jetzt eine nette akademische Definition des Begriffs “Controlling” hier verkünden, aber das will ja niemand wirklich wissen. Wenn Sie sich unsere Dienstleistungsbereich ansehen, werden Sie einen Unterschied zwischen Buchhaltung – Kostenrechnung – Controlling feststellen, und das aus gutem Grund.

In der Buchhaltung wird eine Kontrolle der Kosten über die Höhe und nach der Art für das gesamte Unternehmen durchgeführt.

In der Kostenrechnung wird eine Kontrolle der Kosten über die Höhe und die Art innerhalb des Unternehmens bezogen auf einen Unternehmensbereich durchgeführt.

Im Controlling löst man sich von dieser Sichtweise. Es werden die Kosten bezogen auf den Unternehmenserfolg analysiert und Vorschläge erarbeitet, um die Sicherung und Steigerung des Unternehmenserfolgs herbeizuführen. Deshalb ist Controlling kein Geschäft für verstaubte Buchhalter! Controlling braut Informationen des Unternehmens, der Produkte und des Marktes, um  daraus zukunftsweisende Aussagen treffen zu können.

Deshalb bitte ich Sie – schließen Sie nicht aus der Ähnlichkeit der Worte auf den Inhalt. Controlling ist ein komplett anderes Geschäft als reine Kostenkontrolle.

Nachfolgende Grafik gibt Ihnen einen Überblick über das System der Kostenrechnung. Anhand dieser Grafik lassen sich viele Zusammenhänge und Wirkungen erklären.

Vielleicht noch ein paar einleitende Worte. Im Gegensatz zu vielen meiner Kollegen vertrete ich den Ansatz, dass auch bei der Kostenrechnung nicht gefuscht wird. Mit Fusch meine ich, dass auch der Kostenrechnungskreis in sich stimmig ist und keine Werte einfach verloren gehen. Wenn wie oben in die Kostenrechnung ein Wert-Volumen von 117 übergeben wird, so kann auch nur 117 auf die Kostenträger verrechnet werden bzw. es muss verrechnet werden. Es geht nichts verloren, es kann nicht wundersamerweise mehr verrechnet werden, als existiert. Das ist WICHTIG!!!

Denn damit habe ich eine Aussage über die Zuverlässigkeit der Kostenrechnung. Gibt es Diffenernzen (das ist normal), dann ist die Differenz der Wert der Fehlbuchungen/nicht erfasste Buchungen im Gesamt-Unternehmen. An dieser Stelle ist es möglich, die Fehlerquote zu ermitteln. Das wird jeden Wirtschaftsprüfer erfreuen.

Es beginnt immer mit der Finanzbuchhaltung. Sie ist die Ansammlung aller Aufwände und Erlöse nach der Art. Die Art sind zum Beispiel die Löhne, Mieten, Büromaterial oder Fahrzeugkosten. Das ist der Informationsstand, den die Unternehmer haben, die “nur” eine Buchhaltung haben. Sie wissen, ihr Unternehmen hat 3546 € Miete gezahlt, aber nicht, in welchem Bereich die Mieten angefallen sind. Etwa für die Halle der Fahrzeuge oder für die Büros oder das Lager? In kleinen Betrieben ist das meistens noch übersichtlich, oder? Um das zu erfassen, ist die Kostenstellenrechnung da.

Jedes moderne Buchhaltungsprogramm aber unterstützt heute die Erfassung von Kostenstellen zu den einzelnen Buchungen. Hat ihr Steuerberater oder externen Buchhalter Sie noch nicht auf die Kostenstellen angesprochen?

Bevor ich auf die einzelnen Bereiche der Kostenrechnung eingehe, möchte ich noch ein paar Worte zu der Aufgabe und dem Verständnis der Kostenrechnung schreiben.

Von vielen kleineren Unternehmen wird der Bereich Kostenrechnung und Controlling sehr stiefmütterlich behandelt. Das ist auch verständlich bei Unternehmen mit einem Standort und einem Produkt, sei es nun die geleistete Arbeitsstunde oder das fertig produzierte Gerät.

Immer dann, wenn die Kosten oder das Ergebniss an verschiedenen Orten (Kostenstellen), auf verschiedenen Produkten (Kostenträger) oder an verschiedenen Märkten/Kunden (Ergebnisträger) von Interesse sind, benötigt ein Unternehmen eine Kostenrechnung.

Aber auch das Ziel der Kostenrechnung entscheidet über den Umfang. Ist “nur” ein Kostencontrolling gefragt, reich oft schon die Kostenstellenrechnung. Möchte jemand den Ertrag eines Produktes verfolgen, dann wird die Kostenträgerrechnung gebraucht. Soll der Ertrag pro Kunde ermittelt werden, kommt man um die Ergebnisträger nicht herum. Auch bei der Kostenrechnung ist das Kosten/Leistungsverhältnis entscheidend.

Die erste Frage bei der Einführung der Kostenrechnung, die inhaltlich geklärt werden sollte, ist also die genaue Zielstellung. Was wird denn überhaupt gebraucht.

Silvia Bretz
Diplom-Kauffrau (FH)
Finanz- und Lohnbuchhaltung, Kostenrechnung
EMail: silvia.bretz(at)auxiliar.de

Oliver Lietz
Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH)
Controlling, Kostenrechnung und EDV
EMail: oliver.lietz(at)auxiliar.de

Ein Unternehmen kann sich auf Dauer nur dann erfolgreich behaupten, wenn es zu jeder Zeit angemessen, zügig und vertretbar reagieren kann.

Angemessen bedeutet, eine Reaktion soll der Situation angepasst sein. Werden Bestände ohne jeden Verstand heruntergefahren, bleibt der Produktionsstop garantiert nicht aus. Nur weil es nicht leicht ist, einen Produktionsstop in Zahlen auszudrücken, darf die Gefahr nicht heruntergespielt werden.

Zügig bedeutet, die Informationen für eine gut durchdachte Entscheidung müssen nicht erst gesucht oder sogar erzeugt werden. Ein gewisser Informationspool sollte immer zur Verfügung stehen.

Vertretbar bedeutet, auch wenn es keine optimale Entscheidungsgrundlage gibt, wird zumindest eine Abschätzung der Wirkung vorgenommen. Damit ist sichergestellt, dass es zu kompletten Fehlentscheidungen kommt.

Alle diese Fragen beantwortet am Ende das Controlling. Aber Controlling benötigt wiederum Informationen der betrieblichen Abläufe, der Märkte, Kunden und Produkte. Und die kommen zum großen Teil aus der Kostenrechnung. Und deshalb haben wir diesem Thema einen eigenen Bereich gewidmet.

Wir werden in den nächsten Artikeln ein Kostenrechnungskonzept veröffentlichen, welches für die meisten mittleren Unternehmen passen dürfte. Ein entscheidender Punkt ist der Einsatz eines ERP-Systems. Ein ERP mit strukturierter Kostenerfassung und sauberer Zuscheidung zu Kunden, Produkten und Märkten erhöhtdie Aussagefähigkeit enorm. Werden die Kosten weniger strukturiert erfasst, sich genaue Abstimmungen zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung nötig.

Auf diese und mehr Themen werden wir in unserem Konzept eingehen.